Formation Digitaliser son entreprise pas à pas : choisir son premier chantier, installer des outils simples et tenir un budget numérique à sa mesure

Que saurez-vous faire à la fin de la formation, et que laisse-t-elle à d'autres ?

Dans une structure de deux à dix personnes, le dirigeant est aussi vendeur, comptable et responsable informatique. Le numérique y entre par petites couches : un numéro WhatsApp ouvert un jour de rush, une page Facebook créée par un neveu, un tableur commencé puis délaissé, une application payée trois mois et oubliée. Cette formation remplace l'empilement par une méthode. Elle apprend à avancer seul, dans un ordre réfléchi, avec des outils simples et peu coûteux, sans engager un projet que la structure ne pourrait ni financer ni absorber.

Les objectifs sont vérifiés avant la fin des deux jours. Chaque participant repart avec six résultats concrets : la carte de sa structure tenue sur une page ; un premier chantier choisi, daté et doté d'un signe de réussite ; l'inventaire de ses comptes, avec les plus importants protégés par la double authentification ; un dossier partagé et une sauvegarde dont il a lui-même restauré un fichier ; un parcours client testé sur téléphone, de la recherche au paiement ; enfin un budget numérique sur douze mois et un plan à 90 jours.

La formation ne refait pas le travail d'autres fiches du catalogue, qu'elle cite au moment utile. La feuille de route d'une direction, avec diagnostic par service, budget pluriannuel et indicateurs, relève de la formation Stratégie de transformation digitale. La cartographie détaillée d'un processus est traitée dans la formation consacrée à la digitalisation des processus. Les formules et les tableaux croisés sont l'objet de la formation Excel et Google Sheets, la vente par messagerie celui de la formation WhatsApp Business.

Elle se distingue aussi de la prestation. Si vous préférez qu'un professionnel mène le travail à votre place, la page digitalisation d'entreprise décrit cette option. Ici, c'est vous qui faites, avec un formateur à côté de vous et d'autres dirigeants qui rencontrent les mêmes obstacles. Beaucoup de participants y trouvent un second bénéfice : le jour où ils font appel à un prestataire, ils savent décrire leur besoin, lire un devis et repérer l'abonnement superflu.

Pourquoi un seul chantier à la fois, et comment le choisir sans se tromper ?

Le dirigeant d'une petite structure n'a pas de temps libre à consacrer au numérique : il le prend sur ses soirées ou sur ses ventes. Ouvrir trois chantiers en même temps revient à n'en finir aucun, et l'échec du premier essai laisse souvent une conviction durable que « le numérique, ce n'est pas pour nous ». Un chantier court et terminé produit l'inverse : un gain visible, une équipe qui y croit, et un peu de temps libéré pour le suivant.

La grille des trois questions évite les choix d'humeur. Combien d'heures cette gêne coûte-t-elle chaque semaine, à vous et à votre équipe ? Combien d'argent fait-elle perdre ou retarder, en ventes manquées, en impayés, en erreurs de caisse ? Combien d'effort et de dépense faut-il pour la corriger ? Le bon premier chantier est rarement le plus spectaculaire. C'est celui qui coûte le plus pour un effort modeste, souvent la facturation, la visibilité locale ou le rangement des documents.

Deux règles accompagnent le choix. D'abord, l'outil gratuit ou l'essai d'abord, l'abonnement ensuite : on prouve l'usage pendant un mois avant de payer une année. Ensuite, un chantier se termine par un signe constatable, pas par un sentiment ; « la facture part le jour de la vente » se vérifie, « on est mieux organisés » ne se vérifie pas. Ce signe est écrit dès le premier jour, avec une date.

Le choix est aussi affaire d'ordre. Un tableau de bord n'a aucun sens tant que les ventes ne sont pas saisies au même endroit, et une boutique en ligne n'a pas d'intérêt si les prix changent sans que personne ne les mette à jour. Le socle de comptes, de fichiers et de sauvegardes passe donc avant tout le reste, même s'il paraît moins urgent : c'est lui qui protège les chantiers suivants.

Comment bâtir un budget numérique réaliste sur douze mois ?

Le budget se construit en trois colonnes. La première reçoit ce qui se paie une fois : un ordinateur, un nom de domaine la première année, une installation, une formation. La deuxième reçoit ce qui revient chaque mois ou chaque année : abonnements, forfait de données, frais de paiement. La troisième, la plus oubliée, reçoit le temps : les heures que vous et votre équipe passerez à mettre en place puis à tenir l'outil. Un outil gratuit qui demande cinq heures par semaine n'est pas gratuit.

La deuxième colonne se calcule toujours sur douze mois et par utilisateur. Une suite à 6,80 € HT par mois et par personne, prix public relevé chez Google le 5 octobre 2026, coûte 244,80 € HT par an pour trois personnes, avant taxes et frais bancaires. Payée par carte depuis l'Afrique de l'Ouest, elle ajoute souvent des frais de change et d'opération que la page de l'éditeur n'affiche pas. Ce calcul simple, fait en séance pour chaque outil envisagé, suffit à écarter bien des abonnements.

Les frais de paiement se traitent comme une ligne à part. Un agrégateur qui prélève un pourcentage sur chaque encaissement coûte d'autant plus que vous vendez ; il faut donc savoir s'il est intégré dans vos prix ou s'il ronge votre marge. En France, le Baromètre France Num 2026, publié le 17 septembre 2026 par la Direction générale des Entreprises, relève que 33 % des TPE et PME n'ont réalisé aucune dépense numérique dans l'année, hors formation et recrutement, soit huit points de plus en un an.

Un bon budget prévoit enfin une revue trimestrielle. On y retire les abonnements qui ne servent plus, on vérifie le nombre d'utilisateurs facturés, et l'on compare la dépense au gain constaté sur le chantier. Cette revue de quinze minutes, inscrite dans l'agenda dès la formation, évite l'accumulation silencieuse de petits prélèvements qui finissent par peser autant qu'un salaire.

Un fonds de formation peut-il prendre en charge une partie du coût ?

Peut-être, mais aucune prise en charge n'est promise ici : elle dépend du fonds, de la situation de votre structure et des conditions posées au prestataire. Les éléments ci-dessous ont été relevés le 5 octobre 2026 sur les pages officielles ; ils servent à savoir quelle question poser, et à qui, avant de signer un devis.

En Côte d'Ivoire, le FDFP décrit un Projet TPE destiné aux très petites entreprises assujetties à ses taxes, dont la cotisation est comprise entre 4 320 et 10 000 francs CFA et qui sont à jour de leurs paiements. Ce projet est présenté au fonds par un opérateur de formation, avec une liste de 50 entreprises cotisantes et des contenus liés à la gestion. Le Projet interentreprises du même fonds vise les besoins communs d'un groupe d'entreprises identifiées. Une petite structure a donc intérêt à interroger son association professionnelle ou sa chambre consulaire.

Au Bénin, le Fonds de développement de la formation professionnelle continue et de l'apprentissage, le FODEFCA, fonctionne selon les statuts approuvés par le décret n° 2022-286 du 11 mai 2022. Au Sénégal, le 3FPT affiche quatre guichets, dont l'un finance le personnel des entreprises et les membres des organisations professionnelles, et un autre les demandes individuelles, avec un dépôt en ligne. Les conditions applicables à votre cas, et la part qui resterait à votre charge, s'obtiennent auprès du fonds.

En France, France Compétences rappelle que depuis le 1er janvier 2022, un prestataire doit être certifié Qualiopi pour accéder aux fonds publics ou mutualisés, ceux des opérateurs de compétences, de France Travail, des régions ou de l'État notamment. Richard SALANON ne revendique ni cette certification ni l'habilitation d'un fonds : prévoyez la formation sur votre budget propre, sauf réponse écrite contraire du financeur. Le programme, les feuilles de présence et l'attestation remis en fin de session restent utiles dans tous les cas.

Connexion, factures, données personnelles : que change le contexte local pour une petite structure ?

Au Bénin, le téléphone passe avant Internet. Le rapport Digital 2026 de DataReportal consacré au pays, publié le 8 novembre 2025, compte 16,4 millions de connexions mobiles, soit 110 % de la population, pour 4,80 millions d'internautes, soit 32,2 %, et 2,50 millions d'identités sur les réseaux sociaux. Vos clients ont presque tous un téléphone, mais une partie seulement navigue sur le web. D'où l'ordre proposé en formation : messagerie, fiche Google et paiement par téléphone d'abord, site ensuite, et des outils qui fonctionnent sur un téléphone modeste avec peu de données.

La facture obéit aux règles du pays. Au Bénin, la plateforme e-MECeF de la Direction générale des impôts, consultée le 5 octobre 2026, permet d'éditer des factures normalisées en ligne ; elle s'adresse à toute entreprise, micro, petite, moyenne ou grande, demande une connexion, un appareil avec navigateur et un compte créé à partir du numéro IFU, et un logiciel de facturation propre doit être approuvé par la DGI pour s'y relier. Un dirigeant assujetti vérifie donc ce point avant d'acheter quoi que ce soit.

En Côte d'Ivoire, le portail de la facture normalisée électronique de la DGI rappelle un lancement officiel le 21 juillet 2025 et la fin de l'usage de la facture normalisée physique au 1er décembre 2025 pour les régimes RNI et RSI, au 11 décembre 2025 pour le RME et au 22 décembre 2025 pour le régime de l'entreprenant. En France, selon impots.gouv.fr, page mise à jour le 16 janvier 2026, toutes les entreprises reçoivent leurs factures sous forme électronique depuis le 1er septembre 2026, et les PME et microentreprises devront les émettre ainsi à partir du 1er septembre 2027.

Les fichiers de clients, d'élèves ou de patients contiennent des données personnelles. Au Bénin, la loi n° 2017-20 du 20 avril 2018 portant code du numérique encadre leur traitement, sous le contrôle de l'Autorité de protection des données personnelles. En Europe, la CNIL résume les premières étapes du RGPD en quatre actions : tenir un registre des traitements, trier les données pour ne garder que le nécessaire, respecter les droits des personnes et sécuriser les données. Pour une petite structure, cela tient en une page : quelles listes vous tenez, pourquoi, qui y accède, combien de temps vous les gardez.

La langue compte aussi. Les outils présentés existent en français et se paramètrent avec le vocabulaire de vos clients ; un message d'accueil peut saluer en fon, en wolof ou en dioula avant de passer au français. Les montants s'affichent en francs CFA sans décimales en Afrique de l'Ouest et centrale, en euros en Europe. Le formateur adapte enfin les exemples aux coupures : un document à remplir hors connexion, une sauvegarde qui reprend au retour du réseau, un téléphone chargé avant une journée de marché.

Pourquoi apprendre à digitaliser sa structure avec Richard SALANON ?

Richard SALANON est consultant en digitalisation et développeur logiciel, basé à Cotonou, au Bénin. Il crée des sites, des applications web et mobiles, des automatisations et des intégrations d'intelligence artificielle, déploie Odoo et Dolibarr, et forme les équipes à ces outils, pour des entreprises d'Afrique francophone, d'Europe et du Canada.

Son quotidien de prestataire le place sans cesse devant des petites structures au moment où elles hésitent : un commerce qui veut un site alors qu'il lui manque une fiche Google, un cabinet qui envisage un logiciel de gestion alors que ses comptes sont au nom d'un ancien associé. Ce qu'il enseigne dans cette formation vient de ces situations : l'ordre des chantiers, les comptes à reprendre en premier, les abonnements qui ne servent à rien. Il a aussi créé un produit, Wapy, assistant WhatsApp à intelligence artificielle pour les entreprises d'Afrique francophone, et sait ce que coûte un outil que personne n'utilise.

Formé à EPITECH (2022), il exerce depuis 6 ans dans le numérique, a co-fondé Audyxa et indique avoir formé plus de 200 personnes, dirigeants et équipes. Il est intervenu dans 14 pays, en Afrique de l'Ouest et centrale comme en France, en Belgique, en Suisse et au Canada, ce qui lui permet d'adapter les exemples aux règles de facturation, de paiement et de protection des données de chaque pays.

Sa manière de former se résume en engagements que vous pouvez vérifier : réponse sous 24 heures, programme écrit avant la session, exercices sur vos comptes et vos documents, aucun outil imposé, aucun abonnement revendu, évaluation sur ce que vous avez réellement fait, et franchise quand une formation n'est pas la bonne réponse. Son parcours figure sur la page Richard SALANON, les pays servis sur la page zones d'intervention, et les formations voisines sur la page transformation digitale du catalogue des formations.