Formation IA et numérique pour greffiers : tenir les registres, suivre convocations et notifications, numériser les procédures et mieux accueillir le public, sans jamais céder l'authentification des actes

Que changent l'IA, la digitalisation et l'automatisation pour un greffe ?

Le greffe est la mémoire et la main de la juridiction. Il enregistre les affaires, prévient les parties des dates d'audience, tient la plume pendant les débats, met en forme les décisions, les authentifie, les notifie, en délivre les copies et les conserve. L'École nationale des greffes résume l'enjeu en une phrase : la signature du greffier sur un jugement est indispensable pour qu'il ait valeur d'acte authentique, et tout acte accompli en son absence peut être frappé de nullité. Aucun outil ne change cette règle ; beaucoup changent la façon d'y arriver.

Le papier recule déjà, à des rythmes très différents. En France, la procédure pénale numérique, conduite avec le ministère de l'Intérieur depuis 2018, a réduit d'environ 97 % le temps que le greffe consacre aux atteintes aux biens commises par des auteurs inconnus, selon le ministère de la Justice. Au Bénin, un extrait du registre du commerce et du crédit mobilier se télécharge en ligne au lieu d'être retiré au guichet du tribunal de commerce de Cotonou. En Côte d'Ivoire, le bulletin n° 3 du casier judiciaire demandé sur la plateforme e-justice.ci est délivré uniquement en version numérique.

La convocation elle-même change de main. En France, depuis le 1er septembre 2021, la date d'audience se réserve uniquement de façon dématérialisée dans les procédures écrites, par une connexion entre les applicatifs des juridictions et ceux des barreaux ; le ministère de la Justice souligne que le greffe n'a plus à convoquer les parties à l'audience et voit sa charge allégée d'autant.

Ces changements déplacent le travail plus qu'ils ne le suppriment. Une directrice de greffe citée par le ministère de la Justice en 2023 le dit ainsi : au lieu de simples tâches d'enregistrement, le greffe contrôle désormais la qualité des procédures. Le greffier qui ne ressaisit plus un procès-verbal doit savoir vérifier une pièce numérique, repérer un fichier incomplet, suivre une notification électronique et répondre à un justiciable qui a lancé sa demande en ligne sans comprendre la suite.

Les administrations préparent la suite. Le ministère français de la Justice a retenu en février 2025 quatre usages prioritaires de l'IA, dont la retranscription d'entretiens et le résumé de dossiers volumineux, et cite une expérimentation menée avec les parquets du ressort de la cour d'appel de Paris pour concevoir des outils facilitant le travail des parquets et des greffes. Le rapport qui lui a été remis le 23 juin 2025 prévoit, pour 2026 et 2027, des modules de formation des agents sur des besoins précis.

L'intelligence artificielle arrive par-dessus. Elle peut rédiger une trame de convocation, résumer une note de service, transcrire un enregistrement, proposer un index pour des archives numérisées. Elle peut aussi exposer des données de justiciables, inventer une référence ou altérer un dispositif. La formation apprend à faire la différence sur des cas du greffe, avec ses applicatifs et ses registres. Richard SALANON n'est pas greffier : il forme aux outils, et ce sont les greffiers présents qui disent si une pratique respecte la procédure.

Pourquoi le greffier se trouve-t-il des deux côtés de la ligne tracée par le règlement européen ?

Le règlement européen sur l'IA range parmi les systèmes à haut risque ceux qui aident l'autorité judiciaire à rechercher et interpréter les faits et la loi. Il écarte en revanche les activités purement administratives et accessoires. Pour un magistrat, la distinction est simple. Pour un greffier, elle passe au milieu de sa journée, parce que son métier mêle les deux.

D'un côté, la mise en état, les recherches juridiques et les projets rédigés selon les directives du magistrat, que l'École nationale des greffes cite parmi les fonctions d'assistance du greffier. Un outil d'IA employé pour ces tâches touche au fond de l'affaire : il appelle les mêmes précautions que celles du juge, une source vérifiée pour chaque référence et une décision qui reste humaine.

De l'autre, l'enrôlement, les convocations, le suivi des retours, les statistiques, l'archivage et l'accueil. Là, l'outil n'influence pas l'issue du procès, mais il manipule des données de justiciables et produit des actes qui font courir des délais. Une erreur d'adresse dans un publipostage n'est pas un biais algorithmique ; elle peut pourtant priver une partie de son audience.

La formation apprend donc à situer chaque usage avant de l'adopter : touche-t-il au fond, ou à la procédure ? Quelles données y entrent ? Qui relit ? Cette question, posée à voix haute pendant les exercices, devient vite un réflexe partagé par tout le greffe.

Comment la formation d'un greffe se finance-t-elle ?

Dans la plupart des pays, le greffier des juridictions est un agent public : la formation se décide et se paie sur le budget de formation du ministère de la Justice, de la cour d'appel ou de la juridiction. Les fonds de formation professionnelle s'adressent d'abord aux entreprises ; en Côte d'Ivoire, la page du FDFP consultée le 5 octobre 2026 réserve son plan de formation à toute entreprise qui justifie du paiement régulier des deux taxes de formation. Une juridiction n'y a donc pas sa place, sauf règle contraire à vérifier.

Les écoles ont leur propre rôle. En France, la formation statutaire des greffiers relève de l'École nationale des greffes. Dans l'espace OHADA, l'ERSUMA, à Porto-Novo, est chargée de former et de perfectionner notamment les greffiers en droit harmonisé et en droit des affaires. Une formation aux outils, comme celle-ci, vient en complément de ces enseignements et ne s'y substitue pas.

Quand un projet de modernisation de la justice financé par un partenaire technique comporte un volet de formation des greffes, la juridiction peut proposer d'y inscrire une session, programme et devis à l'appui. En France, un office de greffe de tribunal de commerce, employeur privé, peut interroger son opérateur de compétences. Richard SALANON n'est titulaire ni de la certification Qualiopi, ni d'un agrément de fonds, ni d'une habilitation d'école : aucune prise en charge n'est promise. Le programme, les feuilles de présence et les attestations sont fournis dans tous les cas.

Pourquoi former votre greffe avec Richard SALANON ?

Richard SALANON est consultant en digitalisation et développeur logiciel, basé à Cotonou, au Bénin. Il crée des sites, des applications web et mobiles, des automatisations et des intégrations d'intelligence artificielle, déploie Odoo et Dolibarr, et forme les équipes à ces outils, pour des entreprises d'Afrique francophone, d'Europe et du Canada.

Richard a déjà formé des greffiers. Il construit lui-même des outils numériques et d'IA et les relie aux logiciels de ses clients : il a créé Wapy, un assistant WhatsApp à intelligence artificielle pour les entreprises d'Afrique francophone, et il est co-fondateur d'Audyxa. Il sait donc ce qu'un publipostage, une automatisation ou un assistant font réellement des données qu'on leur confie. Avec 6 ans d'expérience, formé à EPITECH (2022), il déclare avoir formé plus de 200 personnes et a travaillé dans 15 pays, du Bénin au Tchad et jusqu'en France, en Belgique, en Suisse et au Canada.

Il n'est pas greffier et le dit dès la première séance : il enseigne les outils, l'organisation des fichiers et la méthode de contrôle ; la procédure, l'authentification et la tenue des registres restent au greffe, sous l'autorité des chefs de juridiction. Il n'est certifié par aucun éditeur et ne se présente comme partenaire d'aucun. Son parcours figure sur la page Richard SALANON, les pays où il intervient sur celle des zones d'intervention, et l'ensemble des formations dans le catalogue, dont le domaine transformation digitale.

Quand la juridiction veut aller plus loin que la formation, par exemple un outil de suivi des demandes de copies ou une automatisation des alertes de notification reliée à ses fichiers, le besoin relève d'une mission de digitalisation ou d'intégration de l'IA, menée avec le service informatique du ressort. La façon dont Richard organise ses sessions est décrite sur la page formation en entreprise.