Formation IA et numérique pour commissaires de justice et huissiers : préparer constats et significations, piloter recouvrement et tournées, conserver des preuves numériques fiables, dans le respect de l'Acte uniforme OHADA et du secret professionnel

Qu'est-ce que l'IA, la digitalisation et l'automatisation changent dans une étude d'huissier ou de commissaire de justice ?

Une étude d'huissier ou de commissaire de justice vit au rythme des actes. Chaque matin arrivent des titres à exécuter, des décisions à signifier, des demandes de constat, des relances de créanciers qui veulent savoir où en est leur dossier. Chaque jour, des clercs rédigent, des significateurs partent en tournée, la comptabilité rapproche des encaissements, l'accueil répond au téléphone. Le volume est considérable : en France, la Chambre nationale des commissaires de justice indique qu'en 2024 près de 8,4 millions d'actes ont été réalisés, soit environ 3 000 actes par professionnel et par an. C'est sur ce flux que les outils numériques pèsent le plus.

L'Acte uniforme OHADA du 17 octobre 2023 a ouvert la porte. Son article 1-5 admet que les actes dressés pour la conservation ou le recouvrement des créances soient établis sur support papier ou électronique, à condition qu'un procédé technique fiable garantisse leur accessibilité, leur origine et leur intégrité. Son article 1-8 permet la signification par voie électronique, sous des conditions précises. En France, la loi du 22 décembre 2010 avait déjà permis la signification électronique aux destinataires qui y consentent, et les huissiers de justice et commissaires-priseurs judiciaires sont devenus commissaires de justice le 1er juillet 2022. Le cadre existe ; ce qui manque souvent, c'est l'organisation de l'étude qui va avec.

Ce qui change n'est pas le métier, mais le temps qu'il absorbe. Un modèle d'acte rempli automatiquement depuis le dossier évite de recopier dix fois un nom mal orthographié. Un registre des échéances signale l'ordonnance qui deviendra non avenue faute d'avoir été signifiée. Une tournée préparée sur une carte économise une demi-journée de route. Un tableau de suivi produit le compte rendu attendu par la banque créancière sans reconstituer chaque dossier à la main. L'intelligence artificielle, elle, aide à reformuler, à classer, à résumer des textes publics ; elle ne constate rien et ne décide d'aucune mesure.

La formation ne fait pas de Richard SALANON un officier ministériel : il n'est ni huissier ni commissaire de justice, et il forme à l'usage des outils, à l'organisation des flux et aux contrôles. Les titulaires et les clercs présents apportent leur droit, leurs modèles et leur pratique du terrain ; ce sont eux qui disent, pendant les exercices, si un acte préparé avec l'outil est régulier. La profession porte des noms différents selon les pays, huissier de justice ici, commissaire de justice là ; l'Acte uniforme parle d'« huissier de justice ou autorité chargée de l'exécution », et la formation s'adresse à tous.

Comment une preuve numérique se constitue-t-elle et se conserve-t-elle dans une étude ?

Le constat reste l'acte où l'étude apporte le plus de valeur, et c'est aussi celui que le numérique transforme le plus vite. Les demandes portent désormais sur une publication diffamatoire, un faux compte, une contrefaçon vendue en ligne, des messages reçus sur un téléphone, des malfaçons filmées sur un chantier. La Chambre nationale rappelle que le commissaire de justice se déplace pour constater, sauf quand il constate depuis son office une page internet ou des messages reçus sur le téléphone de la personne qui se présente à l'étude. Dans ces deux cas, tout se joue sur le poste, le téléphone et la manière de capter.

La force du constat tient à ce que l'officier relate lui-même, en décrivant ses instruments. Appareil photo, dictaphone, caméra, drone, sonomètre : chacun doit apparaître dans l'acte. La formation insiste sur ce qui entoure ces instruments : noter l'appareil et sa date, garder les fichiers d'origine sans les retoucher, calculer une empreinte numérique de chaque fichier au moment de la capture, ranger les originaux à part des copies de travail, et ne jamais remplacer une annexe par une version « plus lisible » produite après coup.

L'IA générative rend cette rigueur plus précieuse. Une photographie, une capture d'écran ou un message vocal peuvent désormais être fabriqués ou modifiés en quelques secondes, et un juge sait que de tels éléments se truquent. La Chambre nationale souligne déjà qu'une photo prise par le client lui-même peut être écartée faute de date, de lieu ou de garantie contre le montage, et qu'un dépôt de fichiers horodatés par une application ne vaut que commencement de preuve. Le constat de l'officier, qui voit la scène ou la page de ses propres yeux, devient l'antidote de ces doutes, à condition que sa chaîne de conservation soit irréprochable.

L'outil a sa place autour de l'acte, pas dans les constatations. Il peut classer cent photographies par pièce et par date, numéroter les annexes, mettre au propre une dictée faite sur place, vérifier qu'aucune annexe citée ne manque. Il ne reformule pas ce que l'officier a écrit, et un assistant en ligne ne reçoit pas les messages privés constatés sur le téléphone d'un client : ce sont souvent des données personnelles de tiers, couvertes par le secret de l'étude.

Qui peut financer la formation d'une étude, et que vaut-elle pour la formation continue obligatoire ?

Aucune prise en charge n'est promise ici ; ce qui suit indique seulement où poser la question. En Côte d'Ivoire, le FDFP réserve son plan de formation aux entreprises à jour de leurs taxes de formation : une étude constituée en société, ou qui emploie des clercs, peut se renseigner, programme et devis en main. Au Sénégal, le 3FPT propose des guichets pour le personnel des entreprises. Au Bénin, le FODEFCA fonctionne selon les statuts approuvés par le décret n° 2022-286, et ses conditions se demandent au fonds au moment du projet.

En France, la formation continue des commissaires de justice est obligatoire, en application de l'article 13 de l'ordonnance du 2 juin 2016, et chaque professionnel en déclare le suivi à la Chambre nationale. Pour qu'une action compte, l'organisme qui la dispense doit être reconnu par la Chambre nationale, qui exige un certificat Qualiopi, puis faire habiliter l'action elle-même. Richard SALANON n'est pas certifié Qualiopi et n'est habilité par aucune chambre : une session avec lui ne peut pas être présentée comme une formation habilitée, et savoir si elle peut compter autrement se demande à la Chambre nationale avant l'inscription.

Les fonds mutualisés qui financent la formation des salariés exigent eux aussi, en France, un organisme certifié Qualiopi, et Richard ne détient pas davantage d'agrément d'un fonds africain. Le budget se construit donc d'abord sans financement extérieur. Le programme détaillé, les feuilles d'émargement, les résultats de l'évaluation et une attestation par participant sont remis dans tous les cas, pour toute démarche que l'étude voudrait engager. Pour une étude établie dans l'Union européenne, ces traces servent aussi à rendre compte des mesures de maîtrise de l'IA prévues par l'article 4 du règlement européen.

Pourquoi confier la formation de votre étude à Richard SALANON ?

Richard SALANON est consultant en digitalisation et développeur logiciel, basé à Cotonou, au Bénin. Il crée des sites, des applications web et mobiles, des automatisations et des intégrations d'intelligence artificielle, déploie Odoo et Dolibarr, et forme les équipes à ces outils, pour des entreprises d'Afrique francophone, d'Europe et du Canada.

Richard peut former des commissaires de justice et des huissiers : le parcours décrit ici est construit pour eux, à partir de la chaîne réelle des actes, des tournées et des comptes rendus aux créanciers. Il conçoit lui-même des assistants d'IA, des automatisations et des intégrations avec des logiciels de gestion : il a créé Wapy, un assistant WhatsApp à intelligence artificielle pour les entreprises d'Afrique francophone, et il est co-fondateur d'Audyxa. Il sait où partent les données confiées à un outil. Formé à EPITECH (2022), fort de 6 ans d'expérience, il déclare avoir formé plus de 200 personnes et a travaillé dans 15 pays, dont le Togo, le Burkina Faso et la France.

Il n'est ni huissier ni commissaire de justice, et le dit dès l'ouverture : il enseigne les outils, l'organisation de l'étude et les contrôles ; la régularité des actes, la déontologie et les choix d'exécution restent aux officiers ministériels, à leur chambre et à leurs confrères. Aucun éditeur ne l'a certifié et il ne se présente comme partenaire d'aucun. Son parcours figure sur la page Richard SALANON, les pays où il intervient sur celle des zones d'intervention, et l'ensemble de l'offre dans le catalogue des formations, dont le domaine transformation digitale.

Quand l'étude veut aller au-delà de la formation, par exemple un registre des échéances relié à ses modèles, un tableau de suivi qui produit seul les comptes rendus aux créanciers, ou des sauvegardes hors de l'étude, le besoin relève d'une mission de digitalisation d'entreprise ou de maintenance et support. La façon dont Richard organise ses sessions est décrite sur la page formation en entreprise.